Рабочие поездки вернулись
Бизнес рассказал, как на этом сэкономить
Компании из разных отраслей экономики посоветовали, как оптимизировать организацию командировок для сотрудников
Командировочная активность начала возвращаться на допандемийный уровень. Об этом РБК рассказали представители бизнеса, регулярно отправляющие сотрудников в поездки. К примеру, в компании «Ре Трэйдинг», которая развивает магазины одежды под брендом Reserved, на карантине-2020 полностью отказались от разъездов из-за закрытия торговых центров, а теперь вернулись к прежней активности.
Изготовитель трансформаторных подстанций «Балтэнергомаш» в 2020 году уменьшил частоту поездок в десять раз — до 10% от допандемийного уровня. Сейчас количество командировок составляет 70% от того, что было в 2019 году, рассказала РБК руководитель отдела персонала «Балтэнергомаша» Элеонора Смирнова.
Специально для совместного проекта РБК и Ozon Travel представители малого, среднего и крупного бизнеса поделились опытом организации поездок и рассказали, как сэкономить деньги, время и трудочасы на командировках сотрудников.
Строители-вахтовики «Трест Коксохиммонтаж»
«Трест Коксохиммонтаж» — настоящий гигант на рынке строительства и пусконаладочных работ на нефтяных и газовых скважинах. Специалисты этой компании обслуживают месторождения крупнейших российских экспортеров. Многие участки расположены на Крайнем Севере, где особенно сложно возводить постройки, будь то простое жилье для рабочих или сложное нефтеперегонное оборудование.
Возможно, поэтому на услуги «Трест Коксохиммонтажа» всегда есть спрос. Существующая с 1996 года компания успела обзавестись сразу двумя проектными институтами; в состав треста также входят заводы и 30 строительно-монтажных организаций, работники которых живут по всей России. Численность персонала компании исчисляется десятками тысяч человек.
С такими масштабами для «Трест Коксохиммонтажа» особенно чувствителен вопрос командировок. Даже сто рублей, сэкономленные на разовом заказе одного сотрудника, превращаются в миллион рублей, когда речь идет о десяти тысячах работников.
«Наши сотрудники летают обычными регулярными рейсами, — рассказала РБК менеджер по работе с персоналом „Трест Коксохиммонтажа“ Дарья Белоус. — Они работают вахтовым методом по несколько месяцев, но после пандемии 2020 года принцип поездок изменился. Если раньше люди летали к месту работы из родных городов, то сейчас командировка начинается с того, что вся вахта заселяется в обсерватор компании-заказчика. Там люди проводят порядка десяти дней, пока работодатель не убедится, что все здоровы и никого не нужно отправлять на карантин. Только после этого компания-заказчик перевозит сотрудников на место работы».
И если транспорт между обсерватором и месторождением обычно обеспечивает сам нефтедобытчик, то задача доставить человека из города проживания туда, где запланирован карантин, — работа «Трест Коксохиммонтажа». Сейчас обсерваторы ключевых клиентов компании расположены в Ижевске, Барнауле и Новом Уренгое. А значит, нужно одномоментно отправить в эти города десятки людей со всех концов страны.
«Не могу представить, как бы мы это сделали, если бы перед полетами я вручную вбивала паспортные данные каждого сотрудника, — рассказывает Дарья Белоус. — К счастью, мы пользуемся платформой Ozon Travel, где можно один раз внести данные работника и они останутся в личном кабинете для повторного использования. В итоге при следующем заказе мне не нужно их набирать — они подтягиваются из базы».
Только на этом «Трест Коксохиммонтаж» экономит десятки трудочасов своих сотрудников из отдела персонала каждый месяц. Это позволяет удержать фонд оплаты труда от неконтролируемого разрастания.
Электрики «Балтэнергомаш»
«Балтэнергомаш» — еще одна крупная компания с клиентами по всей России. Фирма производит и монтирует трансформаторные подстанции: от установки опалубки до полного подключения и диагностики. Прямо сейчас трансформаторы «Балтэнергомаша» работают в новостройках, на заводах, в больницах и школах. Распределительными устройствами этой компании оснащены сотни объектов от Калининграда до Сибири.
При этом у «Балтэнергомаша» есть собственный завод площадью 10 га. На предприятии изготавливают не только реле и прочее электрическое оборудование, здесь есть целый бетоносмесительный узел, позволяющий компании не зависеть от поставщиков и возводить те же трансформаторы на любом объекте под ключ. Такая автономность вынуждает «Балтэнергомаш» сильно полагаться на своих сотрудников: те регулярно ездят по стране от заказчика к заказчику.
«Среди наших клиентов — электросетевые компании, промышленные гиганты, оборонные предприятия, строители дорог и аэропортов, — перечислила Элеонора Смирнова из „Балтэнергомаша“. — Я была инициатором перехода на Ozon Travel. Раньше бухгалтерия просила закрывающие документы по командировкам у менеджеров, менеджеры не давали, порой возникали конфликты. Теперь мы закрыли вопрос с документами, а заодно получили место, где можно одновременно оформлять билеты и на инженеров, и на топ-менеджеров. В Ozon Travel соблюдаются все положения о командировках: меньше согласований — меньше проблем».
Подсчитать прямое влияние атмосферы в коллективе на денежные показатели компании — непростая задача. И все же многочисленные исследования кадровых специалистов говорят о том, что здоровые отношения между коллегами повышают продуктивность на рабочем месте и в конечном итоге позволяют избежать финансовых потерь от текучки.
Производители кондиционеров «Веза»
Компания «Веза» — единственный в России производитель кондиционеров, вентиляторов и другой климатической техники полного технологического цикла. Эта компания может самостоятельно закрыть потребности в любых деталях для своих установок. Впрочем, главную известность «Везе» принесли не кондиционеры или противопожарные клапаны, а нечто куда более ответственное: сейсмоустойчивое вентиляционное оборудование для атомных станций. Это редчайшая компетенция, которая позволила «Везе» выйти на зарубежный рынок: не так давно компания получила контракт на оснащение иранской ядерной электростанции в Бушере.
«Специфика работы нашей компании не позволяет обходиться без командировок, — признался заместитель директора „Везы“ Владимир Борисенко в разговоре с РБК. — Во-первых, у нас большая география собственных филиалов. В каждом подразделении есть свои сотрудники, и мы обучаем их в тех филиалах, где есть необходимое для этого оборудование. Во-вторых, мы часто проводим семинары с проектировщиками и клиентами. Кроме этого, существуют тематические выставки, в которых мы участвуем. И, конечно, повышение квалификации — как менеджеров, так и технарей. На обучение они едут по нашим заводам: в Брянск, Гомель, Миасс. Для нас командировки — неотъемлемая составляющая работы».
Каждое предприятие «Везы» имеет свою специализацию, и чтобы изучить один из видов оборудования, инженеру из другого филиала необходимо лично осмотреть новый для себя агрегат и задать вопросы конструктору. Помимо инженеров, «Веза» посылает в командировки механиков: они отправляются на удаленные объекты по заявкам на ремонт.
«Компания огромная, почти две тысячи человек, — объяснил Борисенко. — Поэтому в 2016 году я решил перейти на Ozon Travel. Причина — высокие расценки агентства, с которым мы прежде сотрудничали. Когда идет семинар или отправка сотрудников на обучение, то затраты компании на перелеты достигают полутора-двух миллионов рублей в месяц. В более спокойные периоды получается по 600–800 тысяч рублей в месяц вместе с гостиницами.
Кстати, гостиницы — еще одна область, которая существенно упростилась при переходе на Ozon Travel. Раньше нужно было отправить заявку в агентство, дожидаться, пока они пришлют варианты на выбор, выбирать, отправлять им выбранный вариант, а потом ждать, пока они забронируют номер. Это было долго и дорого. Тот механизм, который предоставил Ozon Travel, намного удобнее: ты держишь деньги на внутреннем счете и с него платишь, вместо того чтобы каждый раз выставлять счет и ждать, пока бухгалтерия его оплатит».
Рыболовы «Магаданрыба»
Пожалуй, самые необычные герои этой статьи — флотилия траулеров «Магаданрыба», сотрудники которой проводят все рабочее время в море. Впрочем, в штате компании есть не только моряки. Представители отдела продаж то и дело летают на встречи с торговыми сетями, чтобы наладить сбыт своей продукции в магазинах по всей стране. А руководство «Магаданрыбы» регулярно летает в Москву на отраслевые совещания в Росрыболовстве. Штаб-квартира государственного ведомства находится в столице.
«В нашей работе все меняется очень быстро, и бывает, что нужно оперативно сдать, обменять или приобрести билет. Ozon Travel здесь очень сильно выручает. Тем более что он работает по всему миру и позволяет покупать даже внутренние билеты в других странах», — рассказала РБК Оксана Хан из «Магаданрыбы».
Международные перелеты — важная часть бизнес-модели компании, корабли которой ремонтируют в Южной Корее. На каждый плановый ремонт из Магадана в Корею для авторского надзора за ремонтом вылетают главный инженер и главный технолог.
«Благодаря Ozon Travel изменилось самое важное: скорость, — оценила Оксана Хан. — Авиаагентства работают по своему графику — с утра до вечера. Ozon Travel работает круглосуточно, и это очень упростило все процессы с учетом того, что у нас с Москвой восемь часов разницы во времени».
Страховщики АО «АльфаСтрахование»
«АльфаСтрахование» — идеальный пример белых воротничков, которые регулярно выезжают в командировки по стране. Оценка претензий, урегулирование судебных исков, заключение договоров с крупными региональными партнерами — все эти задачи требуют личного присутствия и покупки билета из Москвы в другой город. Впрочем, бывает и движение в обратном направлении: сотрудники региональных представительств время от времени приезжают в Москву на обучение.
В поиске оптимального партнера «АльфаСтрахование» сыграло по-крупному: компания пользуется услугами сразу шести подрядчиков, которые предлагают схожие услуги. «Нельзя сказать, что мы работаем только с Ozon Travel. Мы все время проверяем: сравниваем цены у всех шести наших провайдеров и выбираем лучшую стоимость, — рассказала Екатерина Мухина из компании „АльфаСтрахование“. — В Ozon Travel мы видим очень хорошие тарифы на проживание: во многих отелях по России цены на Ozon оказываются на 100-150 рублей в сутки ниже, чем у других провайдеров».
Примечательно, что «АльфаСтрахование» не пользуется услугами Ozon Travel для тех, кто приезжает в Москву: здесь у компании действуют отдельные договоры с отелями. Но даже в этом случае компания экономит на проживании — только за счет заселения сотрудников в других городах.
Магазины одежды Reserved
Название «Ре Трэйдинг» вряд ли известно широкой публике, зато бренд Reserved знаком всем, кто бывал в торговых центрах. Магазины этой марки работают в ТЦ по всей стране. Они принадлежат компании «Ре Трэйдинг», которая базируется сразу в двух городах: за европейскую часть России отвечает офис в Москве, а развитием в Сибири и на Дальнем Востоке занимается подразделение в Новосибирске.
«Далеко не все вопросы можно решить удаленно, — рассказала руководитель новосибирского офиса компании „Ре Трэйдинг“ Александра Волкова. — Например, нам требуется лично оценить посещаемость торгового центра, где мы планируем открыть новый магазин. Или речь может идти о проверке уже работающего магазина. Компания работает не только в крупных городах, иногда мы открываем магазины в городах с населением в 50 тысяч человек.
Чтобы избавить себя от бумажной волокиты, мы покупаем билеты и бронируем гостиницы через Ozon Travel. Там происходит автоматическая оплата и обмен документами с гостиницей, нам не нужно собирать и предоставлять бухгалтерии бумажные версии. Это сокращает время работы».
